दस्तावेजों का डिजिटलीकरण क्यों? दस्तावेज़ और व्यावसायिक रिकॉर्ड जिन्हें डिजीटल किया गया है, भंडारण लागत को कम करते हैं, पुनर्प्राप्ति में समय बचाते हैं, विश्व स्तर पर साझा किए जा सकते हैं, और अनुपालन के लिए अधिक कुशलता से ट्रैक किए जा सकते हैं। संगठन में स्कैनिंग और इमेजिंग दस्तावेज़ रिकॉर्ड सूचना प्रबंधन के लिए एक मापनीय समाधान प्रदान करते हैं।
हमें दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने की आवश्यकता क्यों है?
दस्तावेजों का डिजिटलीकरण क्यों? डिजिटाइज़ किए गए दस्तावेज़ और व्यावसायिक रिकॉर्ड भंडारण लागत को कम करते हैं, पुनर्प्राप्ति में समय बचाते हैं, विश्व स्तर पर साझा किए जा सकते हैं, और अनुपालन के लिए अधिक कुशलता से ट्रैक किया जा सकता है। संगठन में स्कैनिंग और इमेजिंग दस्तावेज़ रिकॉर्ड सूचना प्रबंधन के लिए एक मापनीय समाधान प्रदान करते हैं।
आपको किन दस्तावेजों को डिजिटाइज करना चाहिए?
व्यक्तिगत दस्तावेज़
- जन्म प्रमाण पत्र।
- सामाजिक बीमा कार्ड।
- विवाह और तलाक के दस्तावेज।
- इच्छा और ट्रस्ट।
- घर, कार और जीवन बीमा पॉलिसियां।
- संपत्ति कार्य।
- टैक्स रिटर्न।
- पासपोर्ट (हालांकि स्कैन की गई प्रतियां मान्य नहीं हैं, बैकअप होना अच्छा है)
क्या महत्वपूर्ण दस्तावेजों को स्कैन करना सुरक्षित है?
कुछ नहीं। आपकी प्रतियां और स्कैन उन दस्तावेज़ों के प्रतिस्थापन के रूप में अभिप्रेत नहीं हैं जिन्हें आप खो सकते हैं। वे नए दस्तावेज़ बनाने में लगने वाले समय के विरुद्ध बचाव के रूप में मूल दस्तावेज़ों पर क्या था, इसका कुछ प्रमाण प्रदान करने के लिए हैं।
दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करने का क्या मतलब है?
अनिवार्य रूप से डिजिटलीकरण का अर्थ है एक डिजिटल कॉपी बनाने के लिए एक भौतिक दस्तावेज़ को स्कैन करना जिसे डिजिटल रूप से संग्रहीत किया जा सकता है। एक विशिष्ट डिजिटलीकरण प्रक्रिया में इन चरणों की सबसे अधिक संभावना होगी: लक्ष्य और दायरे को परिभाषित करें। आकलन करें कि आपके संग्रह में क्या है।
